Спутниковый мониторинг автотранспорта

Основные проблемы управления
большим автопарком на предприятии

Любой руководитель предприятия, чья деятельность в той или иной степени связана с транспортными грузоперевозками, рано или поздно сталкивается с проблемой контроля перевозок. Особенно в случае, если финансовые потери в результате неэффективного контроля за деятельностью автотранспорта становятся достаточно существенными и начинают влиять на финансовый результат предприятия в целом. Вне зависимости от типа компании и структуры ее транспортного парка существует общий перечень типовых проблем, связанных с использованием транспорта, которые в совокупности приводят к значительному увеличению расходов на его содержание:

• Слабая информационная поддержка:
  • Диспетчер или руководитель не может точно знать, где в данный момент и в каком состоянии находится подконтрольное транспортное средство. Данный факт приводит к тому, что ТС может простаивать или использоваться не по назначению. Для компании, имеющей собственный автотранспорт, контроль соблюдения маршрута и расписания движения транспортных средств является важнейшей задачей;
  • Отсутствие централизованной базы данных приводит к тому, что  необходимая информация разрознена, сопоставить или обработать данные достаточно сложно, что, в свою очередь, приводит к ошибкам в конечных результатах (ошибки в отчетах, некорректно выставленные счета и т.д.);
  • Отсутствие координации и неоперативный обмен информацией между подразделениями компании, участвующих в процессе предоставления транспортных услуг. Несвоевременно выполненная или незавершенная на определенном этапе операция, может затормозить или нарушить всю цепочку бизнес-процесса, что неминуемо приводит к ухудшению качества услуг.
• Высокие трудозатраты:
  • Главной задачей при управлении транспортным парком является сбор и составление аналитической и отчетной информации об использовании транспорта. На основании этой информации планируется бюджет, а также расчет  затраченных и полученных средств. При сборе и обработке большого объема информации затрачивается значительное количество продуктивного времени и ресурсов, что приводит к торможению всего рабочего процесса управления автопарком;
  • Составление маршрутов движения с учетом экономии времени. Основная сложность данной операции заключается в правильном построении последовательно выстроенных пунктов в рамках одного выезда. Формирование маршрута  также является довольно трудоемким процессом. Отсутствие же маршрута приводит к тому, что диспетчер или руководитель не имеет информации о том, где и когда использовалось или будет использоваться конкретное транспортное средство. Отсутствие плановых маршрутов делает невозможным  для диспетчера планирование перевозок на будущие периоды. А назначение дополнительных точек посещения или загрузки транспортного средства, находящегося на интересующем маршруте, становится вовсе невозможным;
  • Значительное количество времени уходит на составление и обработку заявок и путевых листов. При подготовке различных сопроводительных документов необходимо учитывать большое количество параметров: разновидность груза, время прибытия, специфику используемой марки автотранспорта, состав экипажа маршрута и т.п. Эта работа может быть выполнена при наличии в компании опытных диспетчеров. Однако, увеличение количества заявок влечет за собой влияние «человеческого фактора», которое приводит к ошибкам. Из-за нехватки времени зачастую многие заявки просто не успевают обрабатываться, что неизбежно приводит к срывам выполнения заданий и  финансовым потерям. Кроме того,  из-за нехватки времени диспетчеры оформляют заявки задним числом, отчетная информация в таком случае становится неактуальной на определенный период времени. Все эти факторы приводят к неравномерной загрузке транспортных средств и ошибкам диспетчеризации.
• Махинации и нецелевое использование техники:
  • Махинации с топливом. Недобросовестные водители получают «левый» доход путем хищения топлива либо используют различные способы махинаций с заправками: слив топлива из бака, приобретение фальшивых кассовых чеков, продажа заправочных талонов, махинации совместно с оператором АЗС, механическое накручивание спидометра и т.д;
  • Нецелевое использование транспортного средства. Большинство водителей считают, что имеют право в рабочее время использовать транспорт компании в личных целях. Необоснованные простои влияют на недостаточную загруженность транспорта, что в конечном итоге приводит к недополучению прибыли;
  • Неэкономичный стиль вождения. Превышение скорости непосредственно влияет на увеличение расхода топлива, а неаккуратность вождения – к повышенной амортизации транспортного средства. А это уже дополнительные расходы на ГСМ и техническое обслуживание. Нельзя не отметить, что перечисленные стили вождения могут влиять и на безопасность, что особенно важно для пассажирских перевозок.

Пути решения проблем

Повышение эффективности использования транспортного парка возможно как за счет сокращения затрат на содержание автомобилей, так и за счет оптимизации их  использования. Способы оптимизации - использование информационных сервисов, автоматизация процесса обработки данных, повышение дисциплины и соблюдение режима труда.

Инструменты решения проблем

В основе нашего решения -  применение комплекса инструментов, созданных на основе современных технологий и административно-хозяйственных мероприятий.

Комплекс инструментов включает в себя:

• использование специальных программных продуктов и оборудования;
• систем спутникового мониторинга транспорта;
• применение единых адресных справочников и информационных картографических сервисов.

Для повышения прозрачности использования техники необходимо удаленно контролировать такие параметры, как: расход топлива, местонахождение техники, состояние бортовых систем, скоростной режим и т.д.

Варианты решений

1. Традиционный метод;
2. Система спутникового мониторинга;
3. Система 2BControl.

Традиционный метод

Традиционный метод предполагает выполнение ряда задач:

• увеличение рабочих показателей путем расширения штата специалистов;
• повышение информированности за счет обеспечения транспорта и водителей инструментами связи: радиостанциями, рабочими телефонами и т. д.;
• сокращение махинаций и хищения ГСМ путем создания специальной комиссии и организации периодических внеплановых проверок;
• выборочная аналитика отчетных документов водителей.

Недостатки метода:

• расходы на содержание дополнительного штата специалистов;
• затраты на мобильную телефонную связь;
• отсутствие достоверной информации о настоящем местоположении транспорта;
• отсутствие удаленного контроля;
• отсутствие автоматизации процесса, «ручная» обработка данных;
• высокий уровень возникновения ошибок из-за «человеческого фактора»;
• малоэффективен в борьбе с махинациями и хищениями ГСМ;
• не решает задачу по снижению расходов на содержание автопарка.

Система спутникового мониторинга

На сегодняшний день существует огромное количество компаний, предлагающих решения по оснащению транспортных средств навигационным оборудованием и внедрению различных систем спутникового мониторинга.

Внедрение системы мониторинга позволяет:

• Контролировать маршрут и график движения автотранспорта;
• Использовать карты для построения маршрута и слежения за транспортным средством;
• Удаленно контролировать расход топлива и ГСМ с применением специальных датчиков;
• Составлять отчеты на основе собранных данных о движении транспортного средства данных;
• Использовать дополнительное оборудование: тревожная кнопка, датчик температуры, датчик открывания дверей, датчик нагрузки на ось, фильтр питания.

Однако, ни одна из систем мониторинга не имеет механизмов автоматизации бизнес-процессов. Кроме того применение системы мониторинга без синхронизации с ERP-системой не решает ряд задач по оптимизации управления транспортным парком.

Недостатки метода:

• «Ручная» обработка данных;
• Отсутствие эффективной системы планирования;
• Стандартные отчеты;
• Отсутствие автоматизированной единой системы регистрации и обработки заявок;
• Вероятность возникновения ошибок из-за «человеческого фактора» при большом объеме заявок.

При правильной организации контроля и обработки отчетной информации система эффективна в борьбе с махинациями и хищениями ГСМ; способствует оптимизации расходов. Достигается экономия до 30%. Но отсутствие автоматизации и эффективной системы планирования не позволяет предприятию превысить данный показатель экономии.

Система комплексного управления автопарком 2BControl

Система комплексного управления транспортным парком 2BControl включает в себя:

Внедрение системы мониторинга позволяет:

• Портал виртуального диспетчерского центра, в котором осуществляется обработка заявок;
• Элементы системы мониторинга транспортных средств, осуществляющие сбор и обработку информации о местоположении и параметрах перемещения транспортных средств.

Система разработана на основе анализа потребностей заказчиков, использующих крупные транспортные парки; учитывает не только необходимость мониторинга в реальном времени, но и диспетчеризацию транспорта.

Система комплексного управления транспортными средствами реализует следующие функции:

• Регистрация и обработка заявок;
• Мониторинг исполнения заявок;
• Оповещение о выявленных нарушениях;
• Формирование отчетности.

В качестве пользователей системы 2BControl могут выступать компании, в чьей деятельности существенной статьей расходов являются расходы на содержание транспортного парка.

Это предприятия:

• С собственным транспортным парком;
• Использующие транспортный парк на условиях аутсорсинга;
• Предоставляющие транспортный парк на условиях аутсорсинга.

Архитектура 2BControl

В состав виртуального диспетчерского центра входят следующие модули:

1. Модуль управления заявками на предоставление транспортных услуг – реализует функции создания, обработки и управления заявками;
2. Модуль мониторинга транспортных средств - реализует функции контроля местоположения и параметров движения транспортного средства, а также оповещает о возможных нарушениях, связанных с использованием ТС;
3. Модуль подготовки отчетов – формирует отчет об объеме использования транспортного парка.

Модуль управления заявками 2BControl

Портал виртуального диспетчерского центра обеспечивает процессы создания, регистрации, маршрутизации, обработки и контроля исполнения заявок на предоставление транспортных услуг.

В системе предусмотрены различные роли пользователей:

• Заказчик – лицо, создающее заявку на услуги;
• Руководитель заказчика – лицо, утверждающее заявку на услуги;
• Диспетчер – лицо, обрабатывающее заявки и назначающее конкретного исполнителя (транспортное средство);
• Внешний диспетчер – представитель компании, оказывающий транспортные услуги на условиях аутсорсинга, назначающий конкретного исполнителя внутри своей компании.

Также предусмотрены 3 специальные категории пользователей:

• Руководитель автотранспорта – лицо, обладающее максимальными полномочиями по утверждению, отклонению и обработке заявок.
• Наблюдатель – лицо, имеющее доступ ко всем разделам системы, но не имеющее право создавать заявки и вносить изменения в систему
• Администратор – лицо, имеющее возможность вносить любые изменения в параметры функционирования системы, а также обладающее правами внесения изменений во внутренние справочники, используемые системой.

В базовой конфигурации системы комплексного управления транспортным парком предусмотрены следующие этапы работы с заявками:

• Создание заявки пользователем – ввод в систему параметров запрашиваемой транспортной услуги и мотивированной цели, подтверждающей необходимость оказания услуги;
• Утверждение заявки руководителем пользователя – подтверждение необходимости предоставление транспортной услуги руководителем лица, создавшего заявку;
• Обработка заявки диспетчером – назначение конкретного исполнителя заявки или передача заявки на исполнение в обслуживающую Заказчика транспортную компанию;
• Подтверждение факта исполнения заявки пользователем – подтверждение заказчиком, создавшим заявку, факта предоставления услуги надлежащего качества в соответствующие сроки. В отсутствие такого подтверждения Заявка передается на повторную обработку Диспетчеру.

В случае оказания услуг внешней компанией на условиях аутсорсинга диспетчер может передать заявку на исполнение внешнему диспетчеру. В процессе обработки заявка может быть отозвана по инициативе пользователя, создавшего заявку, его руководителя или руководителя автотранспорта. На основе созданной заявки предоставляется возможность сформировать сопроводительные документы – путевой лист или транспортную накладную. При необходимости процедура обработки заявки, а также роли пользователей системы могут быть доработаны в соответствии с требования конкретного Заказчика.

Модуль подготовки отчетов 2BControl

Виртуальный диспетчерский центр предоставляет возможность формирования отчетов об использовании транспортного парка в целом и отдельных его единиц.

На основе данных, содержащихся в заявках, а также данных, полученных от элементов системы мониторинга транспортных средств, возможно формирование следующих отчетов:

• отчет о выполненных заявках;
• отчет о суммарном пробеге;
• отчет о времени использования транспортных средств;
• отчет о количестве израсходованного топлива (для транспортных средств, оснащенных топливными датчиками);
• отчет о соотношении данных о пробеге и времени использования, указанных при создании заявки с реальными данными, полученными от элементов системы мониторинга транспортных средств.

Благодаря разнообразию списка отчетов, система 2BControl позволяет решить следующие задачи:

• учет подвижного состава и ведение соответствующей нормативно-справочной информации;
• планирование работы транспорта;
• расчет себестоимости услуг транспортного подразделения;
• бюджетирование и экономический анализ перевозок.

Номенклатура отчетов может быть доработана под требования конкретного Заказчика.

Модуль подготовки отчетов 2BControl

В рамках предоставления услуги 2BControl Заказчику предоставляется интерактивный доступ к виртуальному диспетчерскому центру, который реализует функции управления заявками, осуществляет online-мониторинг местоположения и параметров использования транспортных средств, а также реализуюет функции формирования отчетов о параметрах использования автотранспортного парка в целом. Доступ к системе предоставляется через Web-интерфейс. По желанию Заказчика может быть установлено ПО, формирующее отдельный интерфейс к элементам системы мониторинга транспортных средств. Элементы системы мониторинга транспортных средств (навигационные терминалы) предоставляются на условиях аренды и устанавливаются непосредственно на транспортных средствах и взаимодействуют с виртуальным диспетчерским центром через сеть оператора сотовой связи стандарта GSM. При этом возможно удаленное управление и перенастройка навигационных терминалов с использованием средств модуля мониторинга, SMS-сообщений или с использованием тонального набора.

Дополнительное оборудование

• Датчик работы исполнительных механизмов;
• Датчик расхода топлива;
• Датчик давления;
• Датчик наклона;
• Датчик температуры;
• Датчик открытия дверей (грузового борта).

При необходимости реализации сложных моделей событий система 2BControl может быть доработана под требования конкретного Заказчика. В случае наличия у Заказчика уже установленных навигационных терминалов, возможно их подключение к системе 2BControl

Преимущества 2BControl

Система комплексного управления транспортным парком 2BControl позволяет достичь оптимизации процесса управления транспортным парком и сокращение расходов за счет:

• постоянного автоматизированного контроля маршрута и графика движения автотранспорта, а также контроля расхода топлива и состояния бортовых систем;
• предотвращения махинаций и хищения ГСМ;
• оптимальной загрузки транспортных средств и уменьшения числа незапланированных простоев и нецелевого использования транспорта;
• оптимизации маршрутов средствами автоматической маршрутизации;
• сокращения расхода ГСМ путем оптимизации перевозок;
• снижения расходов на ТО и увеличения межсервисных интервалов;
• снижения себестоимости транспортных услуг;
• повышения качества обслуживания Заказчика за счет своевременного выполнения заявок;
• прозрачности деятельности и координация транспортного и других подразделений;
• своевременного формирования путевых листов и других сопроводительных документов;
• сокращения финансовых издержек в виде штрафов;
• создания единой базы данных;
• создания электронных средств поиска и анализа информации;
• возможности построения произвольной аналитической отчетности;
• облегчения бухгалтерского и управленческого учета;
• исключения «человеческого» фактора при принятии операционных и управленческих решений.

Система 2BControl обладает рядом преимуществ для Заказчика:

• отсутствие инвестиционных расходов – доступ к системе и навигационные терминалы, предоставляются в рамках  договора на услугу (при желании Заказчик может приобрести навигационные терминалы);
• все регламентные работы по обслуживанию системы выполняются силами ЗАО «2В Сервис»;
• круглосуточная линия поддержки пользователей;
• возможности по настройке и кастомизации системы – система может быть доработана под конкретные требования Заказчика;
• доступ к Системе предоставляется через Web-интерфейс из любого места, где есть Интернет; 
• интеллектуальные методы подбора необходимых транспортных средств на основании заявок на перевозки;
• быстрое внедрение системы на предприятии;
• интуитивно-понятный и удобный интерфейс;
• использование промышленного оборудования для размещения системы;
• размещение оборудования в дата-центре, соответствующем международным стандартам TIA-942;
• возможность интеграции с 1С и другими ERP-системами.

Помимо значительной экономии (свыше 30%) из-за сокращений расходов, использование системы дает реальное представление об использовании транспортных средств, что помогает достигать высокой дисциплины водителей и повышает эффективности организации транспортного управления. Также статус компании, пользующейся современными технологиями, повышает уровень доверия у партнеров и репутацию компании в целом.