Лайфхаки аутсорсера: 12 простых советов, которые сделают вашу работу в офисе легче и безопасней

Специалисты компании 2В Сервис, за плечами которых более десятка лет опыта абонентского обслуживания компьютерного оборудования в организациях, поделились своим опытом и рассказали о том, как правильно пользоваться компьютерной техникой, что бы жизнь офисных сотрудников была легкой и приятной.

1. Используйте только проверенное оборудование

Приобретайте оборудование (компьютеры, ноутбуки, оргтехнику) одной проверенной фирмы и, желательно, одной хорошо зарекомендовавшей себя модели. Это позволит унифицировать работу и обеспечит возможность быстрой замены, ремонта и подмены оборудования при поломках.

2. Сохраняйте часто используемые данные

При работе всегда сохраняйте данные, которыми пользуетесь постоянно и которые критичны.

3. Храните данные на сервере или в «облаке»

Данные лучше хранить на сервере, подключив сетевой диск на сетевом хранилище NAS, например, Synology или используйте облачные сервисы, такие как Google Диск или Облако Mail.Ru. Это поможет потом быстро восстановить данные.

4. Используйте Microsoft Exchange

Если вы работе с почтой Microsoft Exchange, не стоит паниковать, даже если вы удалили важное письмо полностью (из корзины). Все письма хранятся еще месяц на самом сервере и только после этого будут полностью удалены. Для восстановления удаленного письма, нужно найти закладку «восстановить удаленные элементы» и найти нужное вам письмо.

5. Откажитесь от прав администратора

Не работайте на компьютере с административными правами. Это влечет возможную необдуманную установку вредоносных программ и вирусов.

6. Не открывайте письма от неизвестных отправителей

Никогда не открывайте неизвестные письма и не запускайте вложения, не убедившись в надежности адресата, даже если они, якобы, из органов суда, арбитража, банков и т.п. Это может привести к зашифровке всех данных на компьютере или заражению вирусами.

7. Блокируйте компьютер, когда отходите

Не оставляйте компьютер c незаблокированным рабочим столом, когда отходите на обед или на отдых. В лучшем случае, если кто-то просто подшутит над вами, в худшем - может удалить информацию.

8. Используйте смартфон в работе

Если у вас нет под рукой сканера, а нужно срочно отправить документ заказчику - воспользуйтесь смартфоном. Сфотографируйте документ на смартфон или воспользуйтесь специальным имитирующим сканер приложением. Отправьте сканированное изображение сначала себе на компьютер, подредактируйте его и потом отправляйте клиенту.

9. При любой поломке зовите мастера

Например, если на ноутбуке стали разбалтываться и отламываться «уши» крепления монитора, вызывайте мастера или несите ноутбук в сервис. Это в 99% случаях заводской дефект, а не вы неаккуратно его открывали. Хорошо если у вас расширенная гарантия на оборудование. В этом случае производитель пришлет специалиста к вам в офис.

10. Выключайте компьютер правильно

Не выключайте компьютер выдергиванием питания или отключением пилота. Это может привести к поломке жесткого диска.

11. Используйте источник бесперебойного питания

Если вы работаете в местах, где выключения света происходят постоянно или случаются частые перепады напряжения, то лучше купить источник бесперебойного питания и выпрямители напряжения. Это предотвратит компьютер от поломок и защитит платы внутри компьютера от сгорания.

12. Пользуйтесь услугами аренды

Если перед вами стоит вопрос о приобретении компьютеров и программного обеспечения, но нет необходимости в его долгосрочном использовании, то оборудование можно взять в аренду. Это позволит сэкономить деньги и избавит вас в дальнейшем от лишних забот по продаже оборудования. Это так же актуально и для молодого бизнеса. Аренда компьютерной техники поможет быстро запуститься и снизит риски продажи оборудования за бесценок в случае, если бизнес не пойдет.